Produktivitet – gjør det viktigste, ikke mest mulig

Det er lett å bli oppslukt av å få utført mest mulig i løpet av en dag. Å krysse av den ene oppgaven etter den andre. Som student kan dette uttrykke seg ved at vi prioriterer å lese mest mulig, fremfor å lese det som er vanskelig og tar tid å lære. Du må prioritere godt, for å økt din produktivitet.

Det viktigste er ofte det vanskeligste

«First thing first», er et prinsipp som vektlegger betydningen av å gjøre det viktigste først. Det viktigste er ofte også det vanskeligste og tar derfor lengst tid. Dette gjør det lett å utsette akkurat disse oppgavene. Det kan være en vanskelig oppgave du sliter med, eller en stor innlevering du aldri starter på. Det er lettere å lese mange sider fra en enkel pensumbok. Kvantiteten kan lure oss til at vi lærer mer, men det er akkurat det som er vanskelig å forstå som også gir oss stor innsikt. Innsikt som veier tyngre enn antall sider du leser. Innsikt lærer deg å tenke og tolke alt pensum i et nytt lys.

«Hard choices, easy life. Easy choices, hard life”. Jerzy Gregorek, 4x verdensmester i vektløft.

Produktivitet er å gjøre de viktigste tingene, ikke alle tingene.
Produktivitet er å få gjort de viktigste tingene.

Produktivitet ved å prioritere

Men hvis du aldri prioriterer disse oppgavene, blir de heller aldri gjort. Gjør derfor de vanskeligste oppgavene først på dagen, når du har størst viljestyrke. Når du har gjort den vanskeligste oppgaven, er det veldig enkelt å ta fatt på de enklere. Selv om det er sent på dagen. Følelsen av å bli ferdig med noe vanskelig, gir oss energi.

De første timene på dagen er de som også er lettest å kontrollere. Timene før du går ut av døra, har du størst kontroll over. Cal Newport skriver i Deep Work, at i informasjonsøkonomien blir evnen til å jobbe konsentrert med krevende oppgaver stadig viktigere. Verden blir mer kompleks, og det krever større fokus. På den andre siden blir vi utsatt for flere distraksjoner og sosialt press til å gjøre overfladisk og lite betydningsfullt arbeid.

Prioriter derfor jevnlig hva som er viktigst å gjøre. Ofte er dette åpenbart for oss, men vi vil ikke innrømme det for oss selv. Det er mer behagelig å gjøre de enkle oppgavene. Skriv ned de vanskelige oppgavene på post-it lapper, og ta de ned etter hvert som du blir ferdig. Dette er mye bedre enn å skrive lange lister over alle enkle småoppgaver du skal gjøre.

Produktivitet i alle deler av livet

Prinsippet om «First thing first» gjelder generelt, ikke bare som student. Det kan være den vanskelige samtalen du har gruet deg til, komme i gang med et nytt treningsregime eller en utfordrende oppgave på jobb. Jo større autonomi du har i jobben din til å prioritere arbeidsoppgaver, jo større sannsynlighet er det for at du utsetter de viktigste oppgavene. Du har kanskje også opplevd å ha en sjef som ikke klarer å være tydelig, men som prøver å «please» alle? Slutt å utsette ting du vet du må gjøre. Du vet hva du må gjøre for å øke din produktivitet!

Det kommer naturlig nok til å være vanskelig å gjøre de vanskeligste oppgavene, men det blir lettere når du gjør det til en vane og gjøre disse oppgavene først. Belønningen er også stor i form av betydelig økt læring og mestringsfølelse av å gjøre de oppgavene som krever mye av oss.

Men den største fordelen av alle, synes jeg at da gjør jeg oppgaver som jeg allerede har tenkt på og grudd meg til å gjøre. Når disse oppgavene er gjort, føler jeg lettelse og får det ut av systemet. Dette gir meg færre bekymringer og økt fokus til nye oppgaver. Dette gjør det derfor også enklere å starte på andre vanskelige oppgaver.

Produktivitet oppsummert

  1. De vanskeligste oppgavene er som oftest også de viktigste
  2. Gjør de viktigste oppgavene først
  3. Gjør de viktigste oppgavene først på dagen når viljestyrken er størst
  4. Prioriter jevnlig

Lær hvordan du bør lese fagbøker for å bli mer produktiv.

La andre finne kunnskapen for deg

Vi har alle begrenset med tid, og da gjelder det å utnytte den så godt som mulig. Du trenger ikke selv lete fram den viktigste kunnskapen fra hver bok. Det er andre som gjør den jobben for deg!

Det slippes dusinvis av bøker hver eneste måned som jeg gjerne skulle ha lest. Det har jeg ikke tid til, men jeg kan få med meg det viktigste fra hver bok på 10-15 minutter. Ikke bare får jeg med meg de viktigste poengene, men dette hjelper meg til å bestemme hvilke bøker jeg ønsker å gå mer i dybden på. Det er kjedelig å kaste bort tiden på en dårlig bok.

«Work smarter, not harder». Allen F. Morgenstern.

Lær deg hvordan du kan lære deg det viktigste fra de beste bøkene, slik at du kan komme gjennom et stort antall bøker.

Hvordan?

For det første finnes det en rekke programmer som du kan benytte deg av, der bøker er oppsummert i kortversjoner. Dette er programmer som Blinkist, Headway, GetAbstract og ShortForm.

For det andre finnes det en rekke personer som har spesialisert seg på å lage sammendrag av bøker

Brian Johnson: https://www.youtube.com/user/PhilosophersNotes/videos

Illacertus: https://www.youtube.com/channel/UCmvhCWvHk3-SJqljh5cCm8A/videos

Book Video Club: https://www.youtube.com/user/BoardStudios/videos

For det tredje kan du finne TED Talks om veldig mange som har gitt ut bøker. De bruker denne plattformen for å skape interesse om sine bokutgivelser, noe som betyr at de må gi vekk sine beste ideer fra sine bøker.

Wisdom of the crowd

For det fjerde kan du bruke Kindle for å se hvilke setninger og avsnitt som er oftest overstrøket av andre. Denne strategien bygger på teorien om «wisdom of the crowd». Den går kort ut på at mange individer er mer presise enn et fåtall av eksperter.

Teorien har sin bakgrunn fra en konkurranse der 800 mennesker skulle gjette vekten på en okse. Oksen veide 1198 pounds. Statistikeren Francis Galton kom fram til at medianforslaget fra deltakerne var 1207 pounds. Dette var overraskende presist forslag og mindre enn 1 % avvik fra den faktiske vekten.

På samme måte bruker de store tech-selskapene som Facebook og Instagram å fremheve det som allerede er likt og delt av mange andre. Er det viktig for andre, antas det at det også er viktig for deg.

Poenget er at det som mange andre synes er interessant i bøker, er antagelig også interessant for deg.

Men….

Denne strategien vil selvsagt ikke gi deg dyp forståelse om alt, men den vil gi deg en oversikt over det viktigste. Samtidig hjelper det deg med å finne bøker du ønsker å fordype deg i.

Med denne strategien vil du oppleve at du på kort tid får oversikt over hva en rekke bøker dreier seg om, og du lærer veldig mye på kort tid. I løpet av en halvtime kan du få med deg essensen av 2-3 bøker.

Klassikerne

For det femte kan du lese klassikerne. Disse bøkene har tålt tidens tann og fortsetter å være aktuelle og relevante, selv om det kommer nye bøker om samme tema. Dette er fordi klassikerne inneholder noen prinsipper som står seg, ikke den siste forskningen som er på mote akkurat nå. Les derfor klassikerne først, når du skal lære deg et nytt tema.

Når du leser bøker bør du også bruke gode teknikker for å finne fram interessante poenger, og det kan du lese om her.

Oppsummert

  1. La andre finne den beste kunnskapen for deg
  2. Lær mer på mindre tid
  3. Fordyp deg kun i bøker du allerede vet du kommer til å like
  4. Les klassikerne

Vil du bli dårligere på å prokrastinere?

Sliter du med at du utsetter ting? Kanskje fordi det høres slitsomt ut eller fordi det er litt skummelt og utenfor komfortsonen? Jeg tror de aller fleste kan relatere seg til dette. 5-sekunders regelen er et nyttig og enkelt verktøy.

Det jeg nå skal lære deg, kan høres for enkelt ut til å være sant. Men jeg bruker det selv og vet at det fungerer.

Hjernen

Hjernen vår er programmert til å unngå farer og stress. Det kan være nyttige overlevelsesinstinkter på kort sikt, fordi de behagelige valgene er ofte også de trygge. Men i det moderne samfunnet er det få naturlige farer. Derfor kan overlevelsesinstinktene fungere i større grad mot oss, enn med oss. Denne forhåndsprogrammeringen hindrer oss fra å komme i gang.

Det er Melanie Robbins som er kjent for 5-sekunders regelen og hun ble verdenskjent for denne etter en TEDx-talk som du kan se her: https://www.youtube.com/watch?v=Lp7E973zozc

5-sekunders regelen stopper prokrastinering og gjør deg effektiv
Ta fart med 5-sekunders regelen

Hvordan du bruker 5-sekunders regelen

Teknikken er så enkel at den er latterlig. Den går ut på å telle ned fra 5 til 1, altså 5-4-3-2-1 og PANG! Du er i gang! Om det handler om å komme ut av senga, begynne å lese eller ta en joggetur. Det fungerer! Grunnen til at det fungerer, er at nedtellingen aktiverer prefrontal cortex i hjernen som gjør at du får kontroll og kan overstyre overlevelsesinstinktene dine. Overlevelsesinstinktene sier at du har det behagelig i sofaen, og du trenger derfor ikke å starte lesingen.

Det går så raskt at du «automatisk» kommer deg opp av sofaen, og du rekker ikke å finne på unnskyldninger for å ikke starte. Du føler at det er riktig å handle når du kommer til 1. Men du må reagere med en gang, slik at du ikke lar overlevelsesinstinktene vinne. La intuisjonen styre og ikke tenk. Fordelen med denne teknikken er at den er så lett å bruke og du kommer i gang med studiene.

“Start before you’re ready. Don’t prepare, begin.” Melanie Robbins

En annen fordel med å komme i gang, er at en handling ofte fører til en ny handling. Aktivitet avler ny aktivitet. Det er derfor det er så essensielt å starte.

Teknikken fungerer best når du vil tvinge deg selv til å gjøre noe fysisk som f.eks. å reise deg opp fra senga eller sofaen. Hvis du allerede sitter over bøkene, men får ikke lest noe er ikke denne teknikken like god. Men hvis det er det som er utfordringen, er problemet at du har fristelser rundt leseplassen. I så fall bør du lese artiklene om å fokusere og pomodoro-teknikken .

Sitter du og leser denne artikkelen i sofaen, fremfor å studere? Start og tell 5-4-3-2-1…….

5-sekunders regelen oppsummert

  1. 5-4-3-2-1….

Pomodoro-teknikken gjør deg mer effektiv

Får du gjort for lite i løpet av en studiedag, fordi du ikke er fokusert? Da kan en enkel, men likevel effektiv teknikk være noe for deg. Velkommen til Pomodoro-teknikken.

Å ha et godt forhold mellom studietid og pauser, er viktig for å få studert effektivt. Hvis du har pauser ofte nok, er det lettere å være effektiv i den perioden du faktisk studerer. Det er begrenset hvor lenge vi klarer å holde fokus. Vi tenker på andre ting eller blir distrahert av f.eks. sosiale medier eller nettaviser, spesielt hvis det du leser er krevende. For lite pauser, gjør studieperiodene mindre effektive.

Jeg synes det er en utfordring når jeg studerer, at pausene fort blir lengre enn leseperiodene. Det er viktig med pauser for å bearbeide ny informasjon, men er man ikke bevisst på det blir ofte pausene lengre enn arbeidsperiodene.

Francesco Cirillo utviklet i 1992 en teknikk han kalte Pomodoro-teknikken. Pomodoro er italiensk og betyr tomat og Cirillo hadde et kjøkkentidsur formet som en tomat han brukte til å ta tiden med.

Pomodoro-teknikken skiller mellom arbeid og hvile, og et klokke kan være et fint hjelpemiddel.
Francesco Cirillo brukte et kjøkkenur formet som en tomat.

Pomodoro-teknikken går ut på følgende:

  1. En arbeidsperiode på 25 minutter.
  2. En pause på 5 minutter.
  3. En lengre pause etter 4 arbeidsperioder på 15 minutter.
  4. Etter 8 arbeidsperioder tar du lunsj på 30-45 minutter.
  5. Hvis stoffet jeg lærer meg er spesielt krevende, er min erfaring at det passer bedre med 20 minutters lesing og 10 minutters pauser.

Pomodoro-teknikken skiller mellom arbeid og hvile

I arbeidsperioden skal du kun ha fokus på arbeidet du skal gjøre. Du skal ikke sjekke e-poster, være på sosiale medier, lese nettaviser, sette på klesvask eller andre ting. Fjern mulige distraksjoner og gjør en ting av gangen.

“It’s not always that we need to do more but rather that we need to focus on less.” Nathan W. Morris, forfatter og finansekspert.

Når du har pause, så skal du faktisk ha pause. Gå fysisk vekk fra plassen du studerer. Ikke bruk pausen på nettaviser eller sosiale medier, men gi hjernen en mulighet til å slappe av. Du skal føle deg opplagt og klar for en ny arbeidsperiode når pausen er ferdig. Beveg deg, hent kaffe/vann, snakk med en medstudent eller trekk frisk luft.

Hvis du absolutt må inn på sosiale medier eller nettaviser, anbefaler jeg at du gjør dette i den lengre pausen. Men det beste er om du bruker disse pausene på samme måte som de korte pausene.

Når jeg leser pensum eller annet nytt materiale som f.eks. et tungt dokument, gjør jeg noen få modifikasjoner på teknikken. Jeg korter ned arbeidsperioden til 20 minutter, for jeg merker selv at lenger klarer jeg ikke å være fokusert og jeg øker pausene til 10 minutter.

Hjernen min trenger den pausen for å være klar for en ny arbeidsperiode. Likevel, er jeg like overrasket hver gang over hvor fort de 10 minuttene går. Tar jeg ikke tiden, blir mine pauser gjerne 20-30 minutter. Da bruker jeg mer tid på pauser enn på lesing!

Tips til teknikken

For å gjennomføre denne teknikken i praksis, anbefaler jeg at du bruker en stoppeklokke, f.eks. på mobilen din. Bruk alarmfunksjonen, slik at du slipper å sjekke klokka hele tiden. Husk at poenget er at du skal bruke minst mulig tid og energi på andre ting enn akkurat arbeidet. Når klokken ringer, markerer du der du er i arbeidet og setter på stoppeklokken på antall minutters pause og går fra skrivebordet.

Oppsummering pomodoro-teknikken

  1. Ha et tydelig skille mellom arbeidsperioder og pauser
  2. Gi hjernen skikkelig hvile i pausene

Lær mer om å fokusere her.